ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಸಲಹೆಗಾರರ ಕೆಲಸದ ಗೊಂದಲ: ಐಸೆನ್‌ಹೋವರ್ ಮ್ಯಾಟ್ರಿಕ್ಸ್ ಅನ್ನು ಎಐ ಸಹಾಯಕರಿಂದ ಹೇಗೆ ಜೋಡಿಸುವುದು?

ಬೆಳಿಗ್ಗೆ ಒಂಬತ್ತು ಗಂಟೆಗೆ ನಿಮ್ಮ ಮೊಬೈಲ್ ಮೊದಲ ಬಾರಿಗೆ ಮೊಳಗುತ್ತದೆ. ಒಂದು ಕಡೆ ಕ್ಲೈಂಟ್‌ನಿಂದ ತುರ್ತು ಇಮೇಲ್, ಇನ್ನೊಂದೆಡೆ ಮಧ್ಯಾಹ್ನದ ಸಭೆಗೆ ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಬೇಕಾದ ವರದಿ, ಮತ್ತು ಮೂರನೇ ಕಡೆ ಮುಂದಿನ ತಿಂಗಳ ಯೋಜನೆಯ ಕರಡು. ಯಾವುದನ್ನು ಮೊದಲು ಕೈಗೆತ್ತಿಕೊಳ್ಳಬೇಕು ಎಂದು ಯೋಚಿಸುತ್ತಿದ್ದಂತೆಯೇ ಇನ್ನೊಂದು ಕರೆ ಬರುತ್ತದೆ. ಈ ಗೊಂದಲವನ್ನು ನಿವಾರಿಸಲು ಒಂದು ಸರಳ ಪಟ್ಟಿ ಸಾಕು, ಮತ್ತು ಅದನ್ನು ಜೋಡಿಸಲು ಎಐ ಸಹಾಯಕರನ್ನು ಬಳಸಬಹುದು.

ಈ ಪಟ್ಟಿ ನಿಜವಾಗಿ ಏನು ಮಾಡುತ್ತದೆ?

ಐಸೆನ್‌ಹೋವರ್ ಮ್ಯಾಟ್ರಿಕ್ಸ್‌ನಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿ ಕೆಲಸಕ್ಕೂ ಎರಡು ಪ್ರಶ್ನೆಗಳನ್ನು ಕೇಳುತ್ತೇವೆ: ಇದು ತುರ್ತಾಗಿ ಮಾಡಬೇಕಾದದ್ದೇ? ಇದು ನಿಜವಾಗಿಯೂ ಮುಖ್ಯವಾದದ್ದೇ? ಈ ಎರಡು ಉತ್ತರಗಳ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ಕೆಲಸಗಳು ನಾಲ್ಕು ಗುಂಪುಗಳಾಗಿ ಬೇರ್ಪಡುತ್ತವೆ. ತುರ್ತು ಮತ್ತು ಮುಖ್ಯ ಎರಡೂ ಆಗಿರುವ ಕೆಲಸವನ್ನು ಈಗಲೇ ಮಾಡಬೇಕು. ಮುಖ್ಯ ಆದರೆ ತುರ್ತಲ್ಲದ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಕ್ಯಾಲೆಂಡರ್‌ನಲ್ಲಿ ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಸಮಯವನ್ನು ಗುರುತಿಸಬೇಕು. ತುರ್ತು ಆದರೆ ಮುಖ್ಯವಲ್ಲದ ಕೆಲಸವನ್ನು ಬೇರೆಯವರಿಗೆ ವಹಿಸಬಹುದು. ಎರಡೂ ಅಲ್ಲದ ಕೆಲಸವನ್ನು ಕೈಬಿಡಬಹುದು.

ಎಐ ಸಹಾಯಕನಿಗೆ ನೀವು ಈ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ನೀಡಿದಾಗ, ಅದು ಪ್ರತಿ ಸಾಲನ್ನು ಓದಿ, ಅದರಲ್ಲಿರುವ ಪದಗಳ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ಒಂದು ಊಹೆಯನ್ನು ಮಾಡಿ, ಆ ಗುಂಪಿಗೆ ಸೇರಿಸುತ್ತದೆ. ಆದರೆ ಅದು ನಿಮ್ಮ ಕೆಲಸದ ನಿಜವಾದ ಒತ್ತಡ, ಕ್ಲೈಂಟ್‌ನ ಮಹತ್ವ ಅಥವಾ ನಿಮ್ಮ ತಂಡದ ಸಾಮರ್ಥ್ಯವನ್ನು ತಿಳಿದಿರುವುದಿಲ್ಲ. ಆದ್ದರಿಂದ ಅದು ನೀಡುವ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಒಂದು ಸಲ ಕಣ್ಣಾಡಿಸಿ, ನಿಮ್ಮ ಅರಿವಿನಿಂದ ತಿದ್ದಿಕೊಳ್ಳುವುದು ಅಗತ್ಯ.

ಮೊದಲ ಪ್ರಯತ್ನ: ಸಾಮಾನ್ಯ ಸೂಚನೆ

ಏನು ಕೇಳಿದೆವು

ನನ್ನ ಕೆಲಸಗಳ ಪಟ್ಟಿ ಇಲ್ಲಿದೆ. ಇವನ್ನು ತುರ್ತು ಮತ್ತು ಮುಖ್ಯ ಎಂದು ವಿಂಗಡಿಸಿ.

ಈ ಉತ್ತರವು ಯಾವುದೇ ನಿಜವಾದ ವಿಂಗಡಣೆಯನ್ನು ಮಾಡಿಲ್ಲ. ಎಲ್ಲವೂ ಮುಖ್ಯ ಎಂದು ಹೇಳುವುದರಿಂದ ನಿಮ್ಮ ಗೊಂದಲ ಹಾಗೆಯೇ ಉಳಿಯುತ್ತದೆ. ಇದು ಎಐ ಸಹಾಯಕರ ಸಾಮಾನ್ಯ ಸ್ವಭಾವ: ನೀವು ಸ್ಪಷ್ಟವಾದ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ಕೊಡದಿದ್ದರೆ, ಅದು ಸುರಕ್ಷಿತವಾದ, ಯಾರನ್ನೂ ಬೇಸರಗೊಳಿಸದ ಉತ್ತರವನ್ನು ನೀಡುತ್ತದೆ. ಅದಕ್ಕೆ ಬದಲಾಗಿ, ನಿಮ್ಮ ಪರಿಸ್ಥಿತಿಯ ನಿಜವಾದ ವಿವರಗಳನ್ನು ಮತ್ತು ಯಾವ ಗುಂಪಿಗೆ ಯಾವ ಕೆಲಸ ಸೇರಬೇಕು ಎಂಬುದನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಹೇಳಬೇಕು.

ಎರಡನೇ ಪ್ರಯತ್ನ: ನಿಖರವಾದ ಸೂಚನೆ

ಏನು ಕೇಳಿದೆವು

ನೀನು ಒಬ್ಬ ಅನುಭವಿ ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಸಲಹೆಗಾರನ ಸಹಾಯಕ. ನನ್ನ ಪಟ್ಟಿಯಲ್ಲಿರುವ ಪ್ರತಿ ಕೆಲಸವನ್ನೂ ಎರಡು ಪ್ರಶ್ನೆಗಳಿಗೆ ಉತ್ತರಿಸಿ: (1) ಇದು ಇಂದು ಅಥವಾ ನಾಳೆ ಮುಗಿಯದಿದ್ದರೆ ನಷ್ಟವಾಗುತ್ತದೆಯೇ? (2) ಇದು ನನ್ನ ಯೋಜನೆಯ ಮುಖ್ಯ ಗುರಿಗೆ ನೇರವಾಗಿ ಸಂಬಂಧಿಸಿದೆಯೇ? ನಿನ್ನ ಉತ್ತರವನ್ನು ನಾಲ್ಕು ಭಾಗಗಳಾಗಿ ಕೊಡು: ಈಗಲೇ ಮಾಡು, ಸಮಯ ಗುರುತಿಸು, ಬೇರೆಯವರಿಗೆ ವಹಿಸು, ಕೈಬಿಡು. ಪ್ರತಿ ಕೆಲಸದ ಹೆಸರು, ಯಾವ ಭಾಗಕ್ಕೆ ಹೋಯಿತು ಮತ್ತು ಏಕೆ ಎಂಬ ಒಂದು ಸಾಲಿನ ಕಾರಣವನ್ನು ಮಾತ್ರ ಬರೆ. ಯಾವುದನ್ನೂ 'ಎಲ್ಲವೂ ಮುಖ್ಯ' ಎಂದು ಹೇಳಬೇಡ.

ಈ ಉತ್ತರವು ಪ್ರತಿ ಕೆಲಸವನ್ನೂ ಒಂದು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಭಾಗಕ್ಕೆ ಸೇರಿಸಿ, ಏಕೆ ಎಂದು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಹೇಳುತ್ತದೆ. ನೀವು ಕೊಟ್ಟ ಎರಡು ಪ್ರಶ್ನೆಗಳು ಎಐಗೆ ಒಂದು ಸ್ಥಿರವಾದ ನಿಯಮವನ್ನು ನೀಡಿದವು. ಆದರೆ ಇದು ಕೇವಲ ಒಂದು ಸಲಹೆ. ನಿಮ್ಮ ಕ್ಲೈಂಟ್‌ನ ನಿಜವಾದ ಒತ್ತಡ ಅಥವಾ ನಿಮ್ಮ ತಂಡದಲ್ಲಿ ಯಾರಿಗೆ ಯಾವ ಕೆಲಸ ವಹಿಸಬಹುದು ಎಂಬುದನ್ನು ಎಐ ಬಲ್ಲದಿಲ್ಲ. ಆದ್ದರಿಂದ ಈ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಓದಿ, ನಿಮ್ಮ ಅರಿವಿನಿಂದ ಒಂದೆರಡು ಸಾಲುಗಳನ್ನು ಬದಲಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ.

ನಿಮ್ಮದೇ ಪಟ್ಟಿಗೆ ಬಳಸಲು ಸಿದ್ಧ ಟೆಂಪ್ಲೇಟ್

ಕೆಳಗಿನ ಸೂಚನೆಯನ್ನು ನಕಲಿಸಿ, ಚೌಕ ಆವರಣಗಳಲ್ಲಿರುವ ಭಾಗಗಳನ್ನು ನಿಮ್ಮ ಸ್ವಂತ ವಿವರಗಳಿಂದ ತುಂಬಿ, ಎಐ ಸಹಾಯಕನಿಗೆ ಕೊಡಿ. ಇದು ನಿಮ್ಮ ಪಾತ್ರ, ನಿಮ್ಮ ಗುರಿ ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ನಿರ್ಬಂಧಗಳನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಹೇಳುತ್ತದೆ.

ನೀನು [ನನ್ನ ಪಾತ್ರ, ಉದಾ: ಪ್ರಾಜೆಕ್ಟ್ ಸಲಹೆಗಾರ]ನ ಸಹಾಯಕ. ನನ್ನ ಮುಖ್ಯ ಗುರಿ [ನಿಮ್ಮ ಗುರಿ, ಉದಾ: ಈ ತಿಂಗಳ ಒಪ್ಪಂದವನ್ನು ಸಮಯಕ್ಕೆ ಮುಗಿಸುವುದು]. ನನ್ನ ನಿರ್ಬಂಧಗಳು: [ನಿಮ್ಮ ನಿರ್ಬಂಧಗಳು, ಉದಾ: ದಿನಕ್ಕೆ ಮೂರು ಗಂಟೆಗಳಿಗಿಂತ ಹೆಚ್ಚು ಕೆಲಸ ಮಾಡಲಾಗದು]. ಕೆಳಗಿನ ನನ್ನ ಕೆಲಸಗಳ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಐಸೆನ್‌ಹೋವರ್ ಮ್ಯಾಟ್ರಿಕ್ಸ್‌ನ ನಾಲ್ಕು ಭಾಗಗಳಾಗಿ ವಿಂಗಡಿಸು: ಈಗಲೇ ಮಾಡು, ಸಮಯ ಗುರುತಿಸು, ಬೇರೆಯವರಿಗೆ ವಹಿಸು, ಕೈಬಿಡು. ಪ್ರತಿ ಕೆಲಸಕ್ಕೂ ಒಂದು ಸಾಲಿನಲ್ಲಿ ಏಕೆ ಆ ಭಾಗಕ್ಕೆ ಸೇರಿಸಿದೆ ಎಂದು ಬರೆ. ನನ್ನ ಪಟ್ಟಿ: [ನಿಮ್ಮ ಕೆಲಸಗಳ ಪಟ್ಟಿ].

ಎಐ ಅತಿಯಾಗಿ ಸ್ನೇಹಪರವಾಗಿ ಉತ್ತರಿಸಿದರೆ ಏನು ಮಾಡಬೇಕು?

• ಎಲ್ಲವನ್ನೂ ಮುಖ್ಯ ಎಂದು ಹೇಳಬೇಡ, ಪ್ರತಿ ಕೆಲಸಕ್ಕೂ ಒಂದೇ ಒಂದು ಭಾಗವನ್ನು ಆರಿಸು ಎಂದು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಹೇಳಿ.
• ನನ್ನ ಗುರಿಗೆ ನೇರವಾಗಿ ಸಂಬಂಧವಿಲ್ಲದ ಕೆಲಸಗಳನ್ನು ಪ್ರತ್ಯೇಕವಾಗಿ ಪಟ್ಟಿ ಮಾಡು ಎಂದು ಕೇಳಿ.
• ನೀನು ಊಹಿಸಿದ್ದನ್ನು ಮತ್ತು ಖಚಿತವಾಗಿ ತಿಳಿದಿರುವುದನ್ನು ಬೇರೆ ಬೇರೆ ಸಾಲಿನಲ್ಲಿ ಬರೆ ಎಂದು ಸೂಚಿಸಿ.

ನಿಮ್ಮ ತರಬೇತಿ ಫಲಿಸಿದೆಯೇ ಎಂದು ಹೇಗೆ ಗೊತ್ತಾಗುತ್ತದೆ?

ಎಐ ನೀಡಿದ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ನೋಡಿದಾಗ, ಪ್ರತಿ ಕೆಲಸವೂ ಒಂದು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಭಾಗದಲ್ಲಿದ್ದು, ಏಕೆ ಎಂಬ ಕಾರಣವೂ ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿದ್ದರೆ, ನಿಮ್ಮ ಸೂಚನೆ ಸರಿಯಾಗಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡಿದೆ ಎಂದರ್ಥ. ಒಂದು ವೇಳೆ ಎಐ ಯಾವುದನ್ನೂ ಕೈಬಿಡಲು ಹೇಳದೆ ಎಲ್ಲವನ್ನೂ ಈಗಲೇ ಮಾಡು ಎಂದರೆ, ನಿಮ್ಮ ನಿರ್ಬಂಧಗಳನ್ನು ಇನ್ನಷ್ಟು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಹೇಳಿ ಮತ್ತೆ ಪ್ರಯತ್ನಿಸಿ. ಈ ಅಭ್ಯಾಸವನ್ನು ಇನ್ನಷ್ಟು ಸುಧಾರಿಸಲು, ಮೊಬೈಲ್ ಆಪ್‌ನಲ್ಲಿರುವ ಉಚಿತ ಧ್ವನಿ ಮೋಡ್‌ನಲ್ಲಿ ನಿಮ್ಮ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಗಟ್ಟಿಯಾಗಿ ಹೇಳಿ, ಎಐ ಜೊತೆ ಮಾತನಾಡುತ್ತಾ ಅದೇ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳನ್ನು ಕೇಳಿ. ಆಗ ನಿಮ್ಮ ಆಲೋಚನೆಯನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಹೇಳುವ ಅಭ್ಯಾಸವೂ ಆಗುತ್ತದೆ.