ಸಿಟ್ಟಿನಿಂದ ಬರೆದ ಇಮೇಲ್ ಕಳುಹಿಸುವ ಮೊದಲು: ಎಐ ಸಹಾಯದಿಂದ ಸಭ್ಯ, ಗಟ್ಟಿ ಉತ್ತರ

ಬೆಂಗಳೂರಿನ ಒಂದು ಸಣ್ಣ ಡಿಜಿಟಲ್ ಏಜೆನ್ಸಿಯಲ್ಲಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವ ಮೀನಾ ಅವರಿಗೆ ಸೋಮವಾರ ಬೆಳಿಗ್ಗೆ ಒಂದು ಇಮೇಲ್ ಬರುತ್ತದೆ. ಗ್ರಾಹಕರು ಬರೆದಿದ್ದಾರೆ: "ನೀವು ಕೊಟ್ಟ ಡಿಜೈನ್ ಸರಿಯಿಲ್ಲ. ಇಷ್ಟು ದಿನ ಏನು ಮಾಡುತ್ತಿದ್ದೀರಿ? ಇದನ್ನು ಇಷ್ಟೇ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಸರಿಪಡಿಸಿ, ಇಲ್ಲದಿದ್ದರೆ ಬೇರೆ ಏಜೆನ್ಸಿ ನೋಡುತ್ತೇನೆ." ಮೀನಾ ಅವರಿಗೆ ಸಿಟ್ಟು ಬರುತ್ತದೆ. ಅವರು ಒರಟಾಗಿ ಉತ್ತರ ಬರೆಯುತ್ತಾರೆ: "ನಾವು ಕೊಟ್ಟ ಸಮಯದಲ್ಲೇ ಕೆಲಸ ಮಾಡಿದ್ದೇವೆ. ನಿಮ್ಮ ಬದಲಾವಣೆಗಳೇ ತಡ ಮಾಡಿದವು." ಕಳುಹಿಸುವ ಮೊದಲು ಅವರು ನಿಲ್ಲುತ್ತಾರೆ. ಈ ಇಮೇಲ್ ಹೋದರೆ ಸಂಬಂಧ ಮುರಿಯುತ್ತದೆ. ಆದರೆ ಸುಮ್ಮನೆ ಕ್ಷಮೆ ಕೇಳಿದರೆ ತಮ್ಮ ಕೆಲಸದ ಬಗ್ಗೆ ಅನ್ಯಾಯವಾಗುತ್ತದೆ. ಇಲ್ಲಿ ಎಐ ಒಂದು ಮಧ್ಯದ ದಾರಿ ತೋರಿಸುತ್ತದೆ.

ಎಐ ಈ ಇಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಹೇಗೆ ಬದಲಿಸುತ್ತದೆ?

ನೀವು ಎಐಗೆ ಎರಡು ವಿಷಯಗಳನ್ನು ಕೊಡುತ್ತೀರಿ: ನಿಮ್ಮ ಒರಟು ಕರಡು ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ನಿಜವಾದ ಉದ್ದೇಶ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, "ನಾನು ಗ್ರಾಹಕರನ್ನು ಕಳೆದುಕೊಳ್ಳಲು ಬಯಸುವುದಿಲ್ಲ, ಆದರೆ ನಮ್ಮ ಕೆಲಸದ ಮೇಲಿನ ಆರೋಪ ಸರಿಯಿಲ್ಲ ಎಂದು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಹೇಳಬೇಕು." ಎಐ ನಿಮ್ಮ ಪದಗಳನ್ನು ಓದಿ, ಆರೋಪದ ಧ್ವನಿಯನ್ನು ತೆಗೆದು, ಅದನ್ನು ಒಂದು ಸ್ಪಷ್ಟ ವಿನಂತಿಯಾಗಿ ಬದಲಿಸುತ್ತದೆ. ಅದು ನಿಮ್ಮ ಭಾವನೆಯನ್ನು ಅಳಿಸುವುದಿಲ್ಲ; ಅದನ್ನು ಗ್ರಾಹಕರು ಕೇಳಬಹುದಾದ ರೂಪಕ್ಕೆ ತರುತ್ತದೆ. ಇದು ಕನ್ನಡ, ಇಂಗ್ಲಿಷ್ ಅಥವಾ ಎರಡೂ ಮಿಶ್ರಣದಲ್ಲಿ ಸಾಧ್ಯ. ನೀವು ಯಾವ ಭಾಷೆಯಲ್ಲಿ ಬರೆಯುತ್ತೀರೋ ಅದೇ ಭಾಷೆಯಲ್ಲಿ ಉತ್ತರ ಸಿಗುತ್ತದೆ.

ಮೊದಲ ಪ್ರಯತ್ನ: ಸರಳ ಪ್ರಾಂಪ್ಟ್ ಮತ್ತು ಅದರ ಫಲಿತಾಂಶ

ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ನಾವು ಕೇಳುವ ರೀತಿ

ಈ ಇಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಸಭ್ಯವಾಗಿ ಬರೆದುಕೊಡು: "ನಾವು ಕೊಟ್ಟ ಸಮಯದಲ್ಲೇ ಕೆಲಸ ಮಾಡಿದ್ದೇವೆ. ನಿಮ್ಮ ಬದಲಾವಣೆಗಳೇ ತಡ ಮಾಡಿದವು."

ಈ ಉತ್ತರ ಮೊದಲನೆಯದಕ್ಕಿಂತ ಉತ್ತಮವಾಗಿ ಕಾಣುತ್ತದೆ, ಆದರೆ ಇದು ಇನ್ನೂ ದುರ್ಬಲವಾಗಿದೆ. "ನಿಮ್ಮ ಬದಲಾವಣೆಗಳಿಂದ ತಡವಾಯಿತು" ಎಂಬ ಮಾತು ಆರೋಪವನ್ನೇ ಉಳಿಸಿಕೊಂಡಿದೆ. ಗ್ರಾಹಕರು ಇದನ್ನು ಓದಿದರೆ ಇನ್ನಷ್ಟು ಕೋಪಗೊಳ್ಳಬಹುದು. ಎಐ ಇಲ್ಲಿ ನಿಮ್ಮ ಉದ್ದೇಶವನ್ನು ಕೇಳಲಿಲ್ಲ; ಕೇವಲ ಪದಗಳನ್ನು ಮೃದುಗೊಳಿಸಿತು. ಇದಕ್ಕೆ ಕಾರಣ, ಪ್ರಾಂಪ್ಟ್‌ನಲ್ಲಿ ಯಾವ ಫಲಿತಾಂಶ ಬೇಕು ಎಂದು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಹೇಳಿಲ್ಲ.

ಉದ್ದೇಶ ಮತ್ತು ಮಿತಿಯನ್ನು ಸೇರಿಸಿದಾಗ

ನೀವು ಒಬ್ಬ ಗ್ರಾಹಕ ಸಂಬಂಧ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರು. ಕೆಳಗಿನ ಒರಟು ಕರಡನ್ನು ಸಭ್ಯ, ಗಟ್ಟಿ ಮತ್ತು ವೃತ್ತಿಪರ ಇಮೇಲ್ ಆಗಿ ಮರುಬರೆಯಿರಿ. ಉದ್ದೇಶ: ಗ್ರಾಹಕರನ್ನು ಉಳಿಸಿಕೊಳ್ಳುವುದು, ಆದರೆ ನಮ್ಮ ಕೆಲಸದ ಮೇಲಿನ ತಪ್ಪು ಆರೋಪವನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ತಿರಸ್ಕರಿಸುವುದು. ಮಿತಿ: ಕ್ಷಮೆ ಕೇಳಬೇಡಿ; ಬದಲಿಗೆ ಸ್ಪಷ್ಟ ಸಮಯಮಿತಿ ಮತ್ತು ಮುಂದಿನ ಹೆಜ್ಜೆಯನ್ನು ಸೂಚಿಸಿ. ಟೋನ್: ಶಾಂತ, ಆತ್ಮವಿಶ್ವಾಸ, ಆರೋಪವಿಲ್ಲದೆ. ಕರಡು: "ನಾವು ಕೊಟ್ಟ ಸಮಯದಲ್ಲೇ ಕೆಲಸ ಮಾಡಿದ್ದೇವೆ. ನಿಮ್ಮ ಬದಲಾವಣೆಗಳೇ ತಡ ಮಾಡಿದವು."

ಈ ಉತ್ತರ ಯಾಕೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡುತ್ತದೆ? ಇಲ್ಲಿ ಆರೋಪವಿಲ್ಲ, ಆದರೆ ಸತ್ಯವೂ ಮುಚ್ಚಿಲ್ಲ. "ನಮ್ಮ ದಾಖಲೆಗಳ ಪ್ರಕಾರ" ಎಂಬ ಮಾತು ವಸ್ತುನಿಷ್ಠವಾಗಿದೆ. "ನಂತರ ಬಂದ ಬದಲಾವಣೆಗಳಿಂದ" ಎಂದು ಹೇಳುವುದರಿಂದ ಯಾರನ್ನೂ ನೇರವಾಗಿ ದೂಷಿಸುವುದಿಲ್ಲ. ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಒಂದು ಸ್ಪಷ್ಟ ಮುಂದಿನ ಹೆಜ್ಜೆ ಇದೆ. ಗ್ರಾಹಕರು ಇದನ್ನು ಓದಿದಾಗ ಅವರಿಗೆ ಗೌರವ ಸಿಕ್ಕಿದೆ ಎನಿಸುತ್ತದೆ, ಜೊತೆಗೆ ನಿಮ್ಮ ಸ್ಥಾನವೂ ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗುತ್ತದೆ.

ನಿಮ್ಮದೇ ಇಮೇಲ್‌ಗಾಗಿ ಸಿದ್ಧ ಟೆಂಪ್ಲೇಟ್

ಕೆಳಗಿನ ಟೆಂಪ್ಲೇಟ್ ಅನ್ನು ನಕಲಿಸಿ, ಚೌಕ ಆವರಣದಲ್ಲಿರುವ ಭಾಗಗಳನ್ನು ನಿಮ್ಮ ವಿವರಗಳಿಂದ ತುಂಬಿ ಎಐಗೆ ಕೊಡಿ. ಇದು ಯಾವುದೇ ಉದ್ಯಮಕ್ಕೆ ಹೊಂದಿಕೊಳ್ಳುತ್ತದೆ.

ನೀವು [ನಿಮ್ಮ ಪಾತ್ರ, ಉದಾ: ಗ್ರಾಹಕ ಸಂಬಂಧ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕ]. ಕೆಳಗಿನ ಒರಟು ಕರಡನ್ನು ಸಭ್ಯ, ಗಟ್ಟಿ ಮತ್ತು ವೃತ್ತಿಪರ ಇಮೇಲ್ ಆಗಿ ಮರುಬರೆಯಿರಿ.

ಉದ್ದೇಶ: [ನಿಮ್ಮ ನಿಜವಾದ ಗುರಿ, ಉದಾ: ಗ್ರಾಹಕರನ್ನು ಉಳಿಸಿಕೊಳ್ಳುವುದು]
ಮಿತಿ: [ಏನು ಮಾಡಬಾರದು, ಉದಾ: ಕ್ಷಮೆ ಕೇಳಬೇಡಿ]
ಟೋನ್: [ಉದಾ: ಶಾಂತ, ಆತ್ಮವಿಶ್ವಾಸ]
ಭಾಷೆ: [ಉದಾ: ಕನ್ನಡ]

ಕರಡು: "[ನಿಮ್ಮ ಸಿಟ್ಟಿನ ಇಮೇಲ್ ಇಲ್ಲಿ]"

ಎಐ ಜಾರಿದರೆ ತಕ್ಷಣ ಸರಿಪಡಿಸುವ ಮೂರು ಆಜ್ಞೆಗಳು

• "ಇದು ತುಂಬಾ ಮೃದುವಾಗಿದೆ. ನನ್ನ ಸ್ಥಾನವನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಉಳಿಸಿಕೊಂಡು ಮತ್ತೆ ಬರೆ."
• "ಕ್ಷಮೆ ಕೇಳುವ ಭಾಗವನ್ನು ತೆಗೆದುಹಾಕು. ಬದಲಿಗೆ ಒಂದು ಸ್ಪಷ್ಟ ಮುಂದಿನ ಹೆಜ್ಜೆ ಸೇರಿಸು."
• "ಇದನ್ನು ಇನ್ನೂ ಚಿಕ್ಕದಾಗಿಸು. ಮೂರು ವಾಕ್ಯಗಳಲ್ಲಿ ಮಾತ್ರ ಹೇಳು."

ನಿಮ್ಮ ಅಭ್ಯಾಸ ಫಲಿಸಿದೆಯೇ ಎಂದು ತಿಳಿಯುವುದು ಹೇಗೆ?

ನಿಮ್ಮ ಎಐ ಉತ್ತರವನ್ನು ಓದಿದಾಗ ನಿಮಗೆ ಸಿಟ್ಟು ಉಳಿಯಬಾರದು, ಆದರೆ ಸೋಲಿನ ಭಾವನೆಯೂ ಬರಬಾರದು. ಅದು ನಿಮ್ಮ ಸ್ಥಾನವನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ಹೇಳುತ್ತದೆಯೇ? ಗ್ರಾಹಕರಿಗೆ ಗೌರವ ಸಿಗುತ್ತದೆಯೇ? ಒಂದು ಸ್ಪಷ್ಟ ಮುಂದಿನ ಹೆಜ್ಜೆ ಇದೆಯೇ? ಈ ಮೂರೂ ಇದ್ದರೆ ನಿಮ್ಮ ಫಿಲ್ಟರ್ ಕೆಲಸ ಮಾಡಿದೆ. ಇದನ್ನು ಇನ್ನಷ್ಟು ಗಟ್ಟಿಗೊಳಿಸಲು, ನಿಮ್ಮ ಮೊಬೈಲ್‌ನ ಎಐ ಆಪ್‌ನ ಧ್ವನಿ ಮೋಡ್‌ನಲ್ಲಿ ಈ ಇಮೇಲ್ ಅನ್ನು ಗಟ್ಟಿಯಾಗಿ ಓದಿ. ನಿಮ್ಮ ಧ್ವನಿಯಲ್ಲೇ ಅದು ಎಷ್ಟು ಸಭ್ಯ ಮತ್ತು ಗಟ್ಟಿಯಾಗಿದೆ ಎಂದು ಕೇಳಿಸುತ್ತದೆ. ಇದು ಮುಖಾಮುಖಿ ಮಾತುಕತೆಗೂ ಸಿದ್ಧಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ.